Wie gestalten sich die Verfahren zur Behandlung von Hinweisen?
Interne Meldestellen (das sind natürliche Person oder aus mehreren Personen zusammengesetzte Abteilung oder sonstige Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens oder einer juristischen Person des öffentlichen Sektors, die Hinweise entgegennimmt, überprüft sowie im Hinblick auf Folgemaßnahmen oder sonst weiter behandelt) sind so sicher zu planen, einzurichten und zu betreiben, dass die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern und Dritten gewahrt bleibt. Die Meldestellen müssen bei der Entgegennahme und Behandlung von Hinweisen unparteiisch und unvoreingenommen vorgehen und eine weisungsfreie inhaltliche Erledigung der Hinweise vornehmen.
Hinweise müssen schriftlich ODER mündlich oder in beiden Formen abgegeben werden können. Im Falle der Zulässigkeit mündlicher Hinweise müssen sie auch telefonisch oder über ein anderes mündliches Kommunikationsmittel erfolgen können. Auf Ersuchen der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers, dem spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen zu entsprechen ist, hat eine Zusammenkunft zur Besprechung des Hinweises stattzufinden. Jeder Hinweis muss auf seine Stichhaltigkeit geprüft werden.
Einem Hinweis muss nicht nachgegangen werden, wenn der Sachverhalt nicht in den sachlichen Geltungsbereich des HinweisgeberInnenschutzgesetzes fällt oder keine Anhaltspunkte für seine Stichhaltigkeit zu entnehmen sind. Klassifizierte Informationen dürfen nur entsprechend sicherheitsüberprüften Personen zugänglich sein.
Sie als Hinweisgeberin bzw. Hinweisgeber können Hinweise nach Absenden Ihrer Meldung berichtigen oder ergänzen. Dies ist Ihnen, ebenso wie die erste Eingabe, spätestens nach sieben Kalendertagen zu bestätigen.
Die Meldestelle hat Sie um weitere Auskünfte zu ersuchen, wenn dies für die Einschätzung des Hinweises erforderlich scheint. Spätestens drei Monate nach Entgegennahme eines Hinweises müssen Sie über die getroffenen oder geplanten Maßnahmen oder die Gründe, warum dem Hinweis nicht nachgegangen wurde, informiert werden.
Bei externen Meldestellen (das ist eine Organisation oder Organisationseinheit, die außerhalb jener Rechtsträger des privaten oder öffentlichen Sektors eingerichtet ist, auf die sich ein Hinweis bezieht, die diesen Hinweis entgegennimmt, überprüft sowie im Hinblick auf Folgemaßnahmen oder sonst weiter behandelt) eingerichtete Hinweisgebersysteme müssen den Schutz der Identität von Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sowie der von einem Hinweis betroffenen Person und die Vertraulichkeit, den Datenschutz und die Verwendung einer dem Stand der Technik entsprechenden Soft- und Hardware für Hinweisgebersysteme gewährleisten. Hinweise sind von einer externen Meldestelle sorgfältig, vollständig, unparteilich, redlich und vertraulich zu behandeln. Die besonderen gesetzlichen Bestimmungen für Verschlusssachen müssen beachtet werden.
Sie als Hinweisgerberin bzw. Hinweisgeber können Hinweise bei einer externen Stelle sowohl mündlich als auch schriftlich abgeben. Dies kann auch telefonisch oder auf einem anderen Wege der mündlichen Kommunikation geschehen. Auf Ersuchen der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers, dem spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen zu entsprechen ist, hat eine Zusammenkunft zur Besprechung des Hinweises stattzufinden. Jeder Hinweis ist auch hier auf seine Stichhaltigkeit zu überprüfen. Die externe Stelle muss einem Hinweis nicht weiter nachzugehen, wenn – unter Umständen nach Einholung weiterer Auskünfte –
- der Sachverhalt nicht in den sachlichen Geltungsbereich des HinweisgeberInnenschutzgesetzes fällt,
- keine Anhaltspunkte für seine Stichhaltigkeit enthalten sind, oder
- es sich nur um einen offensichtlich geringfügigen Rechtsverstoß handelt, oder
- die gleichen Informationen bereits mitgeteilt wurden.
Auch bei der externen Meldestelle können sie Hinweise nach Entgegennahme ergänzen oder berichtigen (siehe Vorgangsweise bei internen Meldestellen).
Für beide Meldestellen gilt weiters: Offenkundig falsche Angaben müssen zurückgewiesen werden. Wenn die Meldestelle nicht zuständig ist, muss die Information an eine andere externe oder interne Meldestelle weitergeleitet werden. Hierüber sind Sie zu informieren. Spätestens drei Monate, in begründeten Fällen spätestens sechs Monate nach Einlangen eines Hinweises, muss die externe Stelle Sie über Folgendes informieren:
- zu welchen Ergebnissen sie gelangt ist und
- welche Folgemaßnahmen ergriffen worden sind oder noch ergriffen werden sollen, oder
- die Gründe für die Nichtverfolgung des Hinweises.